Escucha el Podcast El Marketing esta DMadre donde te hablo de 5 tips para comenzar a usar Trello.
Trello es todo un universo. Y a medida que pasa el tiempo vas comprendiendo los verdaderos alcances que tiene este software. Además, a medida que le das uso, adquieres una disciplina y tu mente comienza a procesar tus actividades de manera objetiva y organizada. Todo es cuestión de tiempo.
Sin embargo, existen 5 aspectos claves que deberías considerar siempre para tener una buena gestión de tus actividades. Si mantienes un control minucioso sobre estos pasos, vas a descubrir que tu manera de comportarte con Trello es mucho más profesional y organizada.
Te comparto gratis un mapa de acción rápida con la herramienta Trello, que es la que me ha ayudado a organizarme.
Todos los demás aspectos del aprendizaje sobre Trello los asimilarás con mayor facilidad, a medida que vas implementando estas actividades:
- CREA TU TABLERO TRELLO (personalizado con background y labels)
Por supuesto, sin Tablero no existe un lugar de trabajo. Pero, lo más importante de ese tablero, antes de crear las columnas, los listados y las tarjetas, se encuentra en generar un background. El background te dará una visión exacta de en qué estás trabajando. Quizá pienses que solo se trata de personalizar.
Sí, en cierto sentido es así. Pero tener un background le dará un nuevo aire a tu escenario de trabajo. Lo mismo ocurre con el determinar cuáles son los labels, también conocidos como etiquetas. Definir estos aspectos es como dibujar un esqueleto, donde queda en claro cuál es el enfoque del trabajo.
- Crear tus listas de acuerdo a tus necesidades
Las columnas de tarjetas en Trello, nacen en respuesta a la necesidad de cumplir ciertos objetivos. Las listas definen las necesidades que tienes que resolver. Así que no dudes en empezar a crearlas de acuerdo a eso que debes alcanzar. Es esencial, eso sí, que logres priorizar qué es lo más importante.
Las listas se crean de acuerdo al nivel de trabajo que tengas por despejar y a los paso a paso que deben cumplirse antes de dar por resuelto el objetivo. Si una lista es muy larga, entonces, demuestra que hay toda una ruta por desarrollar. Crea el tamaño de la lista teniendo presente la extensión del trabajo.
- Añadir a las listas todo lo que necesitas realizar
Ahora bien, entre más específico seas con el contenido de la lista, mejor será el modo de resolver cada asunto. Debes agregar todo el contenido para que cualquier persona que lea la lista entienda cuál es su nivel de compromiso. Es aquí donde vas a entrar en juego el uso de contenido como imágenes.
Las imágenes siempre serán una gran ayuda, en tanto desarrollan de manera tangible que es lo que deseas. Además, llenan el ambiente de trabajo de un carisma único. Tu equipo de trabajo se divertirá con el contenido agregado, las descripciones y las llamadas a la acción.
- FIJAR FECHAS DE VENCIMIENTO
Y naturalmente, si no existen fechas determinadas para el cumplimiento de unas tareas, no existirá nunca un desarrollo constante. Las fechas de vencimiento te brindan la oportunidad de estar pendiente en todo momento de que un objetivo se cumpla.
Las alertas, las notificaciones se activan de acuerdo a dichas fechas. Generar las fechas, te permite interactuar con el software, para que realmente te sientas estimulado a completar algo. Así, las tareas no quedarán en perspectiva, sino que se canalizarán para ser realizadas cuanto antes.
- Haz tu trabajo o mueves tus tareas
De la mano al punto al anterior, la razón por la que Trello nació como herramienta es para que realmente estés enfocado en cumplir tus tareas. ¿Qué esperas para realizar tu trabajo? Todo el contenido de tu tablero no se despejará por sí solo, la idea es que lo gestiones, que actúes.
Por eso, las notificaciones de fecha de vencimiento te llevarán constantemente al tablero para analizar tú mismo rendimiento. Cuando observas cómo las tareas se acumulan, tu mente se ve empujada a actuar. Aunque claro, no todo tiene porque estar fijo e inamovible.
Por eso, entre sus funcionalidades, se encuentra la opción de mover tareas para centrarte en esos eventos imprevistos. Aprende a reconocer esa relación, esa comunicación que te promete Trello y aprovéchala para tu día a día.
Espero que estos 5 cosas que debe hacer cuando comienzas un tablero de Trello te hayan resultado útiles. No olvide obtener una copia gratuita de mi plantilla de Tablero personal de Trello (puede ahorrarte mucho tiempo si recién está comenzando)
