Bloqueo de Tiempo en Google Calendar: El Sistema de 5 Bloques Que Uso Cada Semana

Tu calendario se ve así: lleno de pequeñitas tareas que te gritan lo que tienes que hacer cada minuto. Si es así, no tienes una agenda, tienes una prisión.

El error número uno es confundir el calendario con la lista de tareas. Hoy te voy a enseñar mi sistema de contenedores de energía. Yo no agendo tareas, yo agendo espacios. Vas a dividir tu día en solo cinco bloques, para que el calendario te diga cuándo trabajar, pero no para que te diga qué hacer.

La regla de oro: el calendario es el cuándo, no el qué

En mi calendario solo vas a ver tres cosas. Uno, eventos con horas fijas: citas médicas o reuniones que no se pueden mover. Dos, los no negociables, mis tiempos de familia y autocuidado están ahí también incluidos. Y tres, mis bloques de trabajo temáticos, espacios grandes donde me dedico a un tipo de actividad, no a una tarea suelta.

Si necesitas ver tus tareas como una forma de recordatorio dentro del calendario, puedes usar Notion Calendar para que te apoye en eso, pero las tareas en sí no van aquí.

Bloque 1: la rutina de la mañana

Mi día no empieza con el negocio, empieza con la vida. Vas a escuchar por ahí que te digan "levántate a las 5:30 de la mañana para que seas exitosa", pero la verdad es que cuando tienes niños pequeños que despiertan varias veces en la noche, eso de madrugar tanto a veces es difícil. Yo intento dormir lo mejor posible, porque siento que eso es parte de tener un mejor día.

Si despierto un poco antes, hago journal con mi libreta, y luego me tomo un ratito de cuidado físico, especialmente mi cara. Llevo ya un año haciendo eso y me siento muy feliz de cuidarme así. Aprovecho también para pasar un pañito en el baño, y con eso dejo esa área recogida.

Bloque 2: las rutinas del negocio con días temáticos

Este bloque varía según el día. Hay días que empiezo a las 9, otros a las 10, todo depende. El secreto para no perder tiempo decidiendo qué hacer es que uso días temáticos. Cuando entro a mi bloque de trabajo, ya sé qué sombrero me toca ese día.

Lunes de reuniones, martes de creación de contenido, miércoles y jueves de grabación de videos, viernes de planificación. El jueves, si no grabo, es lo que le llamo el día de papá: tareas técnicas, sin cámara prendida, cosas como embudos y correo electrónico.

Esa etiqueta clara evita que llegues al bloque sin saber en qué enfocarte. Ya sabes de antemano: hoy es día de contenido, o hoy es día de papá.

Bloque 3: microbatching para no vivir en WhatsApp

Batching es hacer muchas cosas de lo mismo a la vez. Aquí entran los mensajes de WhatsApp y los correos. No estoy todo el día entrando y saliendo de esas apps. Tengo bloques de 15 minutos en distintos momentos del día para revisar: correo en la mañana y en la tarde, redes sociales en la mañana y en la tarde, y WhatsApp tres veces al día.

A veces me escriben súper temprano, contesto, pero luego no vuelvo hasta el mediodía, porque ahí simplemente no tengo tiempo de estar mirando el WhatsApp. Lo cierro por completo para que no me distraiga, y a la hora que tengo puesta como recordatorio, lo prendo otra vez, casi siempre en los 10 minutos que me tomo de descanso, caminando.

Bloques 4 y 5: rutina de cierre y colores que dan paz

En mi rutina del día, primero hago un tiempo de reflexión, leo lo que escribí el día anterior, verifico que tengo la comida lista para el otro día, y reviso el calendario para ver si hay algún evento nuevo que no tenía apuntado en mi agenda de papel.

Después de esos 10 minutos de social media, email y WhatsApp, me desconecto y entro a mi deep work, que es cuando hago varias tareas del mismo tipo seguidas, si estoy grabando, grabo varios videos corridos, si estoy creando contenido en Canva, hago todo eso de una vez. Luego en la tarde tengo otra rutina de 20 minutos para social media, email y WhatsApp, y cierro con mi rutina de cierre de negocio.

Un último tip: usa colores que te den paz, no que te den dolor de cabeza. He visto calendarios con esos colores tan fuertes y chillones que lo que hacen es desconcentrarte, te echan para atrás apenas los miras. Yo cambié los colores según mis rutinas: familia en un verde suave, apertura del negocio en azulito, recordatorios en rosita, mis días temáticos en violeta. Cuando empiezo el día y veo el violeta, ya sé: hoy es crear contenido, y mi mente entra en eso.

Para hacerlo en Google Calendar, ve a "mis calendarios", toca los tres puntitos, y en vez de usar los colores fuertes predeterminados, dale al signo de más y coloca el código de color que quieras, el que conecte con tu marca o simplemente el que te haga sentir en paz.

¿Y las tareas dónde van?

Este sistema de cinco bloques te resuelve el cuándo. Pero seguro te preguntas: ¿y qué tareas meto dentro de esos días temáticos? Para eso necesitas un gestor de proyectos, como Notion, donde organizas exactamente qué vas a hacer cuando llegue tu día de grabación o tu día de contenido.

Si todavía no tienes ese sistema montado, en el blog te dejo la guía de cómo usar Notion desde cero para que conectes tus tareas con tu energía real, no solo con tu calendario.

Y si quieres que todo esto, calendario, rutinas y proyectos, viva integrado en un solo sistema hecho a tu medida, el Centro de Mando a tu Medida está diseñado justo para eso.

Un abrazo, 

Lizy