Organiza tus Finanzas del Negocio con Notion! Tutorial + Plantilla

productividad May 21, 2024
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¿Te has sentido abrumada tratando de mantener tus finanzas organizadas? 🤯 Hoy te mostraré cómo usar Notion para tener todo bajo control y sentirte más libre. En este artículo, aprenderás a crear vistas en Notion para ver activos, gastos, ganancias y más. Además, te proporcionaré una plantilla descargable que si deseas adquirir para que puedas empezar de inmediato.

Mantener las finanzas del negocio organizadas puede ser un desafío, especialmente cuando manejas múltiples fuentes de ingresos y gastos. Notion se ha convertido en una herramienta esencial para emprendedoras que buscan una solución completa y personalizada para gestionar sus finanzas.

¡Vamos a sumergirnos en el mundo de la organización financiera con Notion! 

¿Qué es Notion y por qué usarlo para tus Finanzas del Negocio?

¿Qué es Notion?

Notion es una herramienta de productividad que combina notas, tareas, bases de datos y más en un solo lugar. Es altamente personalizable, lo que te permite adaptar su uso a tus necesidades específicas.

Beneficios de Usar Notion para Finanzas del Negocio

  • Personalización: Puedes crear y adaptar plantillas según tus necesidades.
  • Integración: Notion se integra con otras herramientas digitales.
  • Organización: Mantiene todas tus finanzas en un solo lugar, lo que facilita su gestión.

🚀 Paso a Paso: Organiza tus Finanzas en Notion

Creación de una Página para tus Finanzas

Primero, necesitamos un espacio donde organizar toda la información. Dentro de Notion, puedes crear una nueva página dedicada a tus finanzas. Esto se hace fácilmente añadiendo una nueva página desde el menú lateral izquierdo.

  1. Crear una Página Nueva
    • Abre Notion y selecciona “Añadir una página nueva”.
    • Dale un título a tu página, por ejemplo, “Finanzas del Negocio”.
  2. Añadir un Icono y una Portada

    • Personaliza tu página añadiendo un icono y una portada.

Configuración de la Base de Datos de Finanzas

La clave para mantener tus finanzas organizadas en Notion es crear una base de datos robusta. Aquí es donde almacenarás todos tus datos financieros.

  1. Crear una Base de Datos

    • Dentro de tu nueva página, selecciona “Añadir una base de datos”.
    • Elige “Tabla” para crear una base de datos desde cero.
  2. Personalizar Propiedades

    • Cambia el nombre de las columnas según tus necesidades: Nombre, Categoría, Tipo (Activo/Pasivo), Cantidad, Fecha, etc.
    • Añade propiedades como selecciones múltiples, fechas y números.

Ejemplo de Propiedades

  • Nombre: Descripción de la transacción.
  • Categoría:Clasificación de la transacción (ej. impuestos, herramientas, Marketing, viajes, etc.).
  • TipoDefine si es un activo (Ingreso: dinero que entra) o un pasivo (gastos: dinero que sale).
  • Cantidad: Monto de la transacción.
  • Estado: Indica si la transacción está completada, en progreso o pendiente.
  • Fecha: Fecha de la transacción.

Cómo Visualizar Activos, Gastos y Ganancias en Notion

Una de las grandes ventajas de Notion es la capacidad de crear diferentes vistas para tu base de datos. Esto te permitirá visualizar tus finanzas de diversas formas, facilitando la gestión y el análisis.

Creación de Vistas Personalizadas

Los filtros y grupos en Notion son esenciales para mantener tus datos organizados y accesibles. Puedes filtrar por mes, categoría, o estado de la transacción para obtener una visión clara y precisa.

  1. Vista de Activos

    • Filtra tu base de datos para mostrar solo los activos.
    • Configura la vista para mostrar columnas relevantes como Nombre, Cantidad y Fecha.
  2. Vista de Pasivos

    • Filtra para mostrar solo los pasivos.
    • Personaliza las columnas según lo que necesites visualizar.
  3. Vista de Resumen (transacciones mensuales)

    • Crea una vista para un resumen mensual.
    • Usa las propiedades de suma para calcular el total de activos y pasivos.

Ejemplo de Configuración

  • Activos del Mes
    • Filtro: Tipo = Activo y Fecha = [Mes Actual].
    • Columnas: Nombre, Cantidad, Fecha.
  • Pasivos del Mes
    • Filtro: Tipo = Pasivo y Fecha = [Mes Actual].
    • Columnas: Nombre, Cantidad, Fecha.
  • Resumen del Mes (transacciones mensuales) 
    • Filtro: Fecha = [Mes Actual].
    • Suma de Activos y Pasivos para obtener un balance.

Una de las grandes ventajas de Notion es la capacidad de crear diferentes vistas para tu base de datos. Esto te permitirá visualizar tus finanzas de diversas formas, facilitando la gestión y el análisis.

Automatizando tus Finanzas en Notion

Usando Automatizaciones para Mantener tus Finanzas Actualizadas

La automatización es una herramienta poderosa para mantener tus finanzas al día sin esfuerzo adicional. Con Notion, puedes configurar recordatorios y automatizaciones que te ayudarán a mantener la información siempre actualizada.

  1. Configura recordatorios para revisar tus finanzas semanalmente.
  2. Usa integraciones con otras herramientas como Google Calendar para sincronizar fechas de pagos y cobros.
  3. Crea plantillas reutilizables para gastos recurrentes.

Consejos para Maximizar el Uso de Notion en Finanzas

Establecer Rutinas de Revisión

  • Revisión Semanal: Dedica un tiempo cada semana para actualizar y revisar tus finanzas.
  • Revisión Mensual: Realiza un análisis más profundo al final de cada mes para planificar el siguiente.

Mantén Todo en un Solo Lugar

  • Consolidación: Mantén todos tus datos financieros en Notion para evitar la dispersión de información.
  • Categorías Claras: Define categorías específicas para que puedas filtrar y buscar información rápidamente.

Utiliza Plantillas Personalizadas

  • Adaptabilidad: Crea y adapta plantillas según las necesidades cambiantes de tu negocio.
  • Reutilización: Utiliza las plantillas como base para nuevas páginas o proyectos.

Manteniendo tu Información Segura y Accesible

Seguridad y Accesibilidad en Notion

Es crucial que toda tu información financiera esté segura y accesible. Notion ofrece varias opciones para asegurar que tus datos estén protegidos.

  1. Habilita la autenticación de dos factores para una mayor seguridad.
  2. Comparte tus bases de datos solo con personas de confianza.
  3. Realiza copias de seguridad periódicas de tu información.

Conclusión

Organizar las finanzas de tu negocio en Notion no solo es posible, sino que también es una excelente manera de mantener todo bajo control y optimizar tu tiempo. Con la capacidad de personalizar plantillas y vistas, Notion te ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse a tus necesidades específicas. Descarga la plantilla proporcionada y comienza a transformar tu gestión financiera hoy mismo.

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¡Estoy aquí para ayudarte a simplificar tu vida y maximizar tu tiempo!

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Con cariño 💕
Lisandra Ramos 
Tu mentora Digital

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